Kako udobno shraniti dokumente doma?

Obstaja veliko situacij, v katerih uporabljamo zavarovalne police, potrdila in potrdila. Zato so ljudje prisiljeni hraniti dokumente doma, da bi imeli potrebne papirje pri roki. Toda kako to storiti pravilno, da se nič ne izgubi ali pokvari?

Katere dokumente je treba hraniti?

Vsak sodoben človek ima veliko kosov papirja za vse priložnosti. Vendar ni vsak od njih vreden shranjevanja.

Tukaj je seznam dokumentov, ki jih morate imeti doma:

• Seznam se odpre s potnimi listi in drugimi družinskimi dokumenti. Na primer oporoke, potrdila.
• Potrdila, pooblastila, potrdila in drugo v zvezi z nepremičninami in transportom.
• Diplome, diplome, potrdila, spričevala, ki potrjujejo razpoložljivost izobraževanja.
• Dokumenti v zvezi s poklicnimi dejavnostmi: delovne knjižice, sporazumi, pogodbe.
• Rezultati pregledov, zdravstveni pravilniki in kartoni.
• Garancijski listi, računi za gospodinjske aparate in pohištvo.
• Dokumenti v zvezi z davki.

Ločeno lahko izberete elektronske dokumente ali preprosto podatke v digitalni obliki. Praviloma ustrezajo eni od zgornjih točk in so tudi predmet hrambe.

Kako dolgo je treba hraniti dokumente?

Dokumente lahko razdelimo po času hrambe. Odvisno je od obdobja veljavnosti posamezne skorje.

• Trajna. Takšni papirji morajo biti vedno pri roki.To so poročni listi, rojstni listi, diplome o izobrazbi, zdravstveni podatki, notarsko overjeni podatki, oporoke, pokojninska potrdila.
• Dolgoročno. Dokumenti za nepremičnine, avtomobile in drage predmete. Sem spadajo tudi strokovni prispevki. Tukaj lahko določite tudi čeke in potrdila. To je nekaj, kar je shranjeno dolgo časa in ostane pomembno v določenem časovnem obdobju.
• Kratkoročno. Priporočljivo je hraniti potrdila o storitvah zdravnikov, odvetnikov in učiteljev tri leta. Komunalne pogodbe in izjave predvidevajo isto obdobje.
• Neuporabna. Nepotrebna izobraževalna in informativna gradiva, navodila za temeljito preučene stvari, računske liste ipd.

Ločeno lahko omenimo neobvezne dokumente, ki pa so zelo pomembni za njihovega lastnika. Sem spadajo osebni dnevniki, zapiski, fotografije in drugi spominki. Ponavadi take stvari tudi dolgo trajajo.

Zato je priporočljivo zavreči vse, kar trenutno ni v uporabi in ne more biti uporabno v prihodnosti. Da bi ohranili red, morate redno čistiti zabojnike in se znebiti nabranih smeti, hkrati pa urediti res pomembne dokumente.

Nasveti za shranjevanje osnovnih papirjev

Praviloma večina domov standardno hrani papirje.

1. Najprej so dokumenti razvrščeni po področjih: dom, služba, zdravstvo in drugo.
2. Nato jih damo v podpisane mape, ki zagotovo preprečujejo, da bi se izgubili v papirjih.
3. Nastali kompleti so postavljeni v ločeno škatlo ali vrečko. Mimogrede, za udobje so znotraj "posode" pogosto narejene particije, ki preprečujejo mešanje map.Hkrati se morate prepričati, da je mesto shranjevanja nedostopno otrokom in živalim, vendar je priročno za uporabo.

Osebne dokumente, ki jih pogosto uporabljate, je dobro hraniti ločeno. Vaš potni list, zdravstvena izkaznica, identifikacijska številka davčnega zavezanca (TIN) in pokojninsko potrdilo se bodo udobno prilegali v plastične vrečke, zaprte z zadrgo. Takšni paketi so nepredušni in bodo ohranili vsebino v popolnem redu ter preprečili, da bi se recimo zmočila. Hkrati naj bodo zdravstveni dokumenti shranjeni čim bolj dostopni – da ne izgubljamo časa, če jih nujno potrebujemo.

Fotokopije pomembnih dokumentov je vedno dobro imeti doma. Primerov je najrazličnejših in takšna rezerva lahko pomaga v nepredvideni situaciji.

Posebej pomembne dokumente lahko shranite v sef. Sodobni trg ponuja veliko izbiro skladiščnih prostorov, tako da lahko vsak kupec izbere nekaj primernega. Toda dokumente je bolje hraniti v sefu in ne v plastičnih mapah - v primeru požara se material, iz katerega so sestavljeni, stopi hitreje kot papir.

Ne-trivialni načini za shranjevanje dokumentov

Se zdi opis dolgočasen? Brez problema! Obstajajo bolj zanimivi in ​​priročni načini za shranjevanje papirjev.

• • Organizatorska tabla. Obstaja veliko možnosti za takšno napravo. V najpreprostejši obliki je plošča, na katero so z gumbi pritrjeni papirji. V bolj zapletenih različicah ima plošča lahko majhne predale in viseče nosilce.

• • Mini komoda. Je popolnoma enak navadni predalnik, vendar veliko manjši. Vanj je zelo priročno shranjevati dokumente. Ker so razvrščeni v različne predelke, se ne bodo nikoli izgubili! Predali v komodi so lahko različnih velikosti: majhni za majhne koščke papirja, veliki za risbe.

• • Viseča škatla. Samo majhna škatla ali košara, pritrjena na steno kot poštni nabiralnik. V takšni stvari, postavljeni na hodniku, je priročno shraniti prinesena pisma in potrdila.

• • Žep za ovojnico. Podobno kot prejšnja možnost, vendar ni škatla, ampak ovojnica. Lahko ga pritrdite na mizo, hladilnik, omaro. Omogoča shranjevanje začasno potrebnih dokumentov brez zavzemanja dragocenega prostora.

• • Koš za smeti. Ne, ne smeti - posebno, za shranjevanje. Postavljena na mizo ali v omaro ima lahko več predelkov. Preprost, poceni, a učinkovit način za shranjevanje dokumentov.

• • Pogosto uporabljene papirje lahko shranite v mapo aktovke. Ima ročaj za prenašanje. Oblikovan je tako, da se dokumenti v njem ne mečkajo. Običajno zasnovan za papir A4. Če je potrebno, da ne izgubljate časa z iskanjem potrebnih skorj, lahko preprosto zgrabite mapo z aktovko in začnete poslovati.

Uporabljamo digitalne tehnologije

Navodila za zdravila, pripomočke in pisarniško opremo zavzamejo veliko prostora. Veliko lažje jih je shraniti v elektronski obliki. Če želite to narediti, morate iste informacije poiskati na internetu in jih primerjati s tistimi, ki so na voljo v materialnem viru, da zagotovite njihovo identiteto. Navodila lahko preprosto fotografirate in jih shranite v mapo na vašem računalniku. Le slednjega morate izbrati tako, da ga slučajno ne izbrišete. Bolje je, da zapišete drugo kopijo nastalih datotek na zunanji medij, kot je pomnilniška kartica, ali pa jo pošljete v shrambo v oblaku.

Za vsak slučaj lahko skenirate druge dokumente. Toda potem bi vas moralo skrbeti za varnost elektronskega sistema pred morebitnim hekerskim napadom. Nihče ne mara uhajanja osebnih podatkov na internetu.

Mimogrede, uporaba računalnika ali mobilnega telefona je priročna za sledenje rokom veljavnosti papirjev. Dovolj je, da preprosto vnesete zahtevane datume v "koledar", tako da vas elektronska naprava obvesti o koncu obdobja veljavnosti določene skorje. Potem ostane le še, da se znebite nepotrebnega papirja.

Morda je glavno pravilo za shranjevanje dokumentov doma preprosto: skrbno in redno delo z gospodinjskimi papirji je ključ do tega, da se potrebni dokument ne izgubi v najpomembnejšem trenutku.

Vseh dokumentov ni vredno hraniti. Veliko pa je papirjev, ki bi jih moral imeti vsak od nas pri sebi. Hraniti jih je treba na varnih in osamljenih, a dokaj lahko dostopnih mestih. Lahko naredite elektronske in običajne kopije dokumentov - verjetno bodo koristne. Vsekakor bo skrbno shranjevanje in skrbno razvrščanje papirjev pripomoglo k njihovi varnosti.